PDF Печать

Интеграция с Polytell


Polytell — это сервис онлайн-контроля и прогнозирования продаж.
Мегаплан + Polytell это:
1. Ежедневные точки сверки работы отдела продаж в виде Дельты.
2. Прогноз продаж на несколько месяцев вперёд, с минимальной погрешностью 10-20%.
3. План продаж для менеджеров, а также для всего отдела на период (месяц, квартал, год).
4. Сводка текущих результатов финансовой деятельности компании, для анализа и принятия соответствующих решений повышения эффективности бизнеса.
5. Визуализация: отображение всех сделок в удобном календаре.
6. Вывод основных показателей на отдельный экран — Dashboard.
7. Сравнение результатов работы за несколько лет в виде графиков.
8. Оповещение менеджеров и (или) руководителей о ключевых показателях продаж, с помощью ежедневного короткого смс-отчёта.

Шаг 1. Регистрация

Заходим на сайт polytell.ru и нажимаем «Начать работу»:
Image

При заполнении окна регистрации, обязательно в графе «имя пользователя», имя указываем на латинице:
Image

После регистрации, на почту придут учётные данные для входа в систему (пользователь и пароль). С этими данными нужно зайти на сайт и настроить личный кабинет.

Шаг 2. Настройка схемы сделки в Мегаплане

Для того чтобы заработала интеграция с Polytell, надо настроить схему сделок в Мегаплане соответствующим образом:
1) Должны быть настроены статусы сделок, прописывающие бизнес-процесс организации:
Image

2) Нужно использовать базовые параметры сделок: дата сделки, цена сделки.
Дата сделки — дата передачи товара или оказания услуг клиенту.
В зависимости от бизнес-процесса, в схему сделки нужно добавить одно или два дополнительных поля с датой сделки:
а) Если фактическая дата сделки (дата передачи товара или оказания услуги клиенту) длится один день, то в Мегаплане, в дополнительных свойствах схемы сделок, добавляем одно поле «Дата сделки», тип — Дата:
Image
б) Если сделка может произойти на протяжении нескольких дней (например, какое-то мероприятие будет 3 дня), то в Мегаплане, в дополнительных свойствах схемы сделок, добавляем два поля: «Дата начала» и «Дата окончания».
Image

Без заполненного поля «Дата сделки» сделка не будет выгружена в Polytell.
В случае если вы не знаете дату покупки (сделки), когда заводите сделку, необходимо добавить автоматический сценарий.

В настройках схемы сделок добавляем сценарий автоматического заполнения поля даты начала сделки, привязанный к статусу, который является точкой входа. В нём указываем среднее значение количества дней от момента создания до фактической даты сделки:
Image

Если 2 входящих статуса, то автодата может быть разная. Например, при входящей заявке +20 дней, а при холодном звонке +90 дней, соответственно нужно использовать два сценария. На дальнейших этапах сделки дату можно будет изменить вручную, главное, чтобы она была задана при создании сделки.

Если в Polytell план будет выставляться по валовой прибыли, а не на основании оборота компании, то в дополнительных свойствах схемы сделки добавляем поле "Прибыль", тип — Деньги:
Image

В настройке схемы сделок добавляем сценарий, который по кнопке будет предварительно рассчитывать заданный процент прибыли от сделки:
Image
А также добавим автоматический запуск расчёта прибыли, при изменении статусов.

После того как сделка будет завершена, ответственное лицо, скорректирует ячейку прибыль, внеся в неё фактический результат. После этого её можно будет закрыть.
Для корректной статистики обязательно должна быть указана цена сделки. Если цена сделки, на начальном этапе неясна, необходимо ставить на её место средний чек или предварительную цену. На дальнейших этапах сделки, цену можно будет изменить, зато сделка со средним чеком и датой сразу будет видна в Polytell и участвовать в прогнозе.

Шаг 3. Интеграция с Polytell.

Зайдите на сайт b2b.polytell.ru используя свои учётные данные, пришедшие на почту при регистрации. В разделе «Настройки» выбираем пункт «Интеграция».
Ссылку на Мегаплан копируем из адресной строки браузера. Вводим логин, пароль Мегаплана и нажимаем кнопку «Авторизация»:
Image

Настройки — Интеграция — Прогноз. Для расчёта прогноза, в этом разделе нужно выбрать название настроенной схемы сделок в Мегаплане. Затем выбрать соответствующие поля схемы: вероятность, дата начала сделки и прибыль.
Вероятность: Из списка полей выбираем «Использовать Polytell».
Дата начала сделки: Из списка выбираем поле даты сделки, которое было добавлено в дополнительных свойствах схемы сделки (в него в Мегаплане прописывается дата начала сделки — дата передачи товара или оказания услуги клиенту).
Прибыль: Если прогноз будет строиться на основании оборота предприятия и в дополнительных свойствах схемы сделок не добавлялось поле «Прибыль», то это поле можно оставить пустым.

Если прибыль нужно использовать в прогнозе, и она рассчитывается в сделках Мегаплана, то здесь мы выбираем это дополнительное поле схемы сделки:
Image
После выбора полей прогноза нажимаем кнопку «Сохранить».

Шаг 4. Настройка календаря сделок

Настройки —Календарь — Настройка календаря сделок.
  • Если фактическая дата сделки (дата передачи товара или оказания услуги клиенту) длится один день, и в Мегаплане, в дополнительных свойствах схемы сделок, добавлено одно поле «Дата сделки», которое заполняется в сделке, то:
В Настройках — Настройка календаря сделок, в дату начала сделки и дату создания выбираем одно и то же поле «Дата сделки»:
Image
  • Если сделка произойдёт на протяжении нескольких дней (например, какое-то мероприятие будет 3 дня), и в Мегаплане, в дополнительных свойствах схемы сделок, добавлены два поля: «Дата начала» и «Дата окончания», которые заполняются в сделке, то:
В Настройках — Настройка календаря сделок, выбираем эти поля схемы сделок:
Image

В поле «Имя сделки» выбираем то поле схемы сделок, которое мы хотим видеть в названии сделки в календаре, например, можно выбрать «Клиент».
После выбора полей календаря сделок, нажимаем кнопку «Сохранить».

Шаг 5. Настройка статусов сделок

Статусы сделок. Для настройки статусов сделок и процентов вероятности завершения сделки, нужно зайти в раздел Настройки — Статусы сделок и нажать кнопку «Получить статусы»:
Image

Затем выбрать интересующую схему сделок, статусы которой, из Мегаплана подтянутся в POLYTELL.
Для того чтобы корректно рассчитывался прогноз, каждому статусу нужно задать свой процент вероятности завершения сделки. Рекомендуется назначать вероятность на основании статистики.
Также здесь можно выбрать цвета для статусов, которые будут отображаться в календаре сделок:
Image

После проделанных действий нажмите «Сохранить».
Впоследствии можно в любой момент изменить проценты вероятности завершения сделки.

Шаг 6. Выставление плана на отдел продаж.

На следующем этапе нужно загрузить сотрудников из Мегаплана в POLYTELL, для того чтобы выставить им план. Для этого надо зайти в раздел «Настройки», подраздел «Сотрудники» и нажать кнопку «Получить список сотрудников»:
Image

Выбрать тех сотрудников, которым мы нужно поставить план в POLYTELL, а также к какой группе менеджеров они относятся.
POLYTELL позволяет разделить отдел продаж на три категории менеджеров:
Image
-- New Business менеджер (план ставится в лидах и на процент конверсии лидов в продажу);
-- Аккаунт менеджер (план на сумму прибыли / оборота от его сделок и на количество закрытых в месяц сделок);
-- Универсальный менеджер (план на сумму прибыли / оборота от его сделок, на количество закрытых в месяц сделок и на количество заведённых в месяц сделок, т. е. лидов).

После выбора сотрудников и привязке их категории менеджера нужно нажать кнопку «Добавить».
Теперь можно выставлять план для менеджеров, добавленных в Polytell. Он находится в разделе «Настройки», подразделе «План». Для улучшения статистики, рекомендуется это сделать сразу на год вперёд. Можно внести данные статистики за предыдущие периоды, для расширенного анализа текущей работы сотрудников. Также здесь настраивается процентная поправка к плану, чтобы общий план компании не зависел от форс-мажорных обстоятельств сотрудников:
Image

В подразделе «План» настраивается функция «Светофор».
Эта функция нужна для цветового отображения основных показателей.
  • Зелёный – дела идут хорошо
  • Жёлтый – обратить внимание
  • Красный – нужно срочно принимать меры.

При настройке светофора вы самостоятельно определяете пороги исходя из 100%.
Для корректной статистики, ещё нужно зайти в режим Настройки — Функции — Настройка функций и в поле «ПРАВИЛО ЛИДА» указать величину % вероятности, с какого статуса сделку считать лидом.

Шаг 7. Настройка Dashboard.

Dashboard — это набор экранов, на которых отображаются ключевые показатели отдела продаж.
С его помощью можно визуализировать результаты работы на плазменной панели в офисе для мотивации сотрудников.
Чтобы включить этот режим и произвести его настройку, нужно зайти в раздел «Настройки», подраздел Dashboard.
Image

Здесь нужно настроить:
  • Фильтр Dashboard — по какой колонке будет сортировка записей показателей сотрудников, от большего к меньшему.
  • Передвинуть ползунок статуса включения для выбранных экранов и настроить время их отображения в секундах.
  • Если по каким-то причинам, отдельных сотрудников не нужно выводить на Dashboard, то надо их выбрать в этом режиме.
  • Можно выбрать светлую или тёмную тему отображения Dashboard: «День» или «Ночь».
Для сохранения настроек, нужно нажать кнопку «Сохранить».

Также здесь можно добавить ещё Дашборды кнопкой «Добавить» и настроить их аналогичным образом. После сохранения настроек, дополнительные Дашборды будут отображаться в отдельных вкладках сервиса Polytell, их можно развернуть на весь экран и вывести на разные плазменные панели.

Основные настройки сделаны, можно подгружать сделки по выбранным менеджерам из Мегаплана. Для этого на сервисе Polytell нужно нажать кнопку «Обновить данные».


Вернуться на главную страницу

Если вы не нашли ответ на интересующий вас вопрос – напишите нам на support@megaplan.ru. Мы не только ответим на все вопросы, но и дополним документацию недостающей информацией. Спасибо, что вы помогаете делать Мегаплан лучше!