PDF Печать
Image

Отчёты


Как создать новый отчёт?

Чтобы создать новый отчёт, нужно пройти шесть простых шагов.

Шаг 1. Добавьте и назовите отчёт.

Чтобы добавить новый отчёт нажмите «Добавить отчёт»:
Image
Создавать отчёты могут все сотрудники. В отчёт попадут только те данные, которые сотрудник может видеть в соответствии со своими правами. Если, например, он не видит какую-либо сделку или контрагента, он не увидит их и в отчёте.

Укажите название отчёта. Если необходимо, заполните подробное описание:
Image

Шаг 2. Выберите объект отчёта.

Укажите объект, для которого будет построен отчёт. Это могут быть Задачи, Коммуникации, Контрагенты, Сотрудники, Сделки, Финансовые операции или Проекты:
Image
Выбор объекта определяет, какие данные можно будет сформировать в отчёте. В списке все отчёты группируются по типу объекта.

Шаг 3. Добавьте колонки с данными в отчёт.

Для построения отчёта, необходимо указать, из каких колонок он будет состоять. У каждого объекта есть свой набор возможных колонок. Колонки выбираются из списка:
Image
Добавить ещё одну колонку можно по ссылке «Добавить колонку». Удалить колонку можно нажатием пиктограммы минуса справа от ненужной колонки.
При необходимости можно менять название колонок:
Image

Здесь же для некоторых типов данных можно установить разбиение (флажок «Разбить»):
Image
Разбивкой данных удобно пользоваться, когда необходимо получить распределение какого-либо показателя по дням, неделям и т. д.

Шаг 4. Выберите параметры группировки данных отчёта.

После выбора нужных колонок вы можете сгруппировать данные:
Image
Группировка — это правила, по которым будут компоноваться данные в отчёте. Можно указать несколько правил группировки. Выбор, добавление и удаление параметра осуществляется аналогично колонкам:
Image
Данные группируются сначала по первому выбранному параметру, затем по следующему и так далее.
✔ Флажок «подытожить» помогает увидеть результаты нужного показателя для каждой группы и для всего отчёта.
✔ Флажок «свернуть» настраивает видимость готового отчёта. Данные могут быть свёрнуты или развёрнуты:
Image
✔ Флажок «дополнительные метрики» выведет в отчёт дополнительные данные значений. Например, если в отчёте указывается сумма сделок и активирован флажок «дополнительные метрики», Мегаплан не только покажет сумму всех сделок сотрудника, но и выведет минимальные, средние и максимальные показатели:
Image
✔ Флажок «показывать количество строк в группах» настраивает видимость количества строк (элементов) под этой группой. Например, не раскрывая данные отчёта, мы видим сколько сделок у каждого сотрудника:
Image

Шаг 5. Установите условия фильтрации.

После настройки группировки данных в отчёте, можно настроить фильтрацию. В зависимости от типа фильтра будет предложен список возможных значений. В отчёте будут представлены только те данные, которые удовлетворяют указанному фильтру:
Image
Настройка работы нескольких условий доступна в поле «Логика фильтров»:
Image
Условия фильтров можно логически объединять (например, «1 И 2»), выбирать одно из условий («1 ИЛИ 2») и использовать логическое отрицание (например, «1 И НЕ 2» или «1 ИЛИ НЕ 2»). При необходимости, приоритет операций можно выделять скобками «(» и «)».
Например, отчёт строится по всем клиентам и поставщикам с более, чем пятью сделками на этой неделе. Тогда фильтры строятся таким образом:
Image
В этом примере используются скобки, чтобы первый фильтр (количество завершённых сделок) сработал и для клиентов, и для поставщиков.
Если вы хотите применять фильтры в уже созданном отчёте, установите галочку «изменять фильтр в отчёте».
Работать с фильтрацией данных отчёта удобнее после создания отчёта.
Подробнее о виджете фильтрации в модуле «Отчёты».

Шаг 6. Определите права доступа к отчёту.

Права доступа определяют круг лиц, которым предоставлено право для просмотра и редактирования отчёта:
Image
Укажите сотрудника или отдел, а затем с помощью галочек «Могут создавать отчёты» и «+редактировать отчёт» определите, какими правами будут обладать выбранные сотрудники. Первая настройка предоставляет сотрудникам доступ к текущему отчёту. При этом в отчёт попадут только те данные, которые сотрудник может видеть в соответствии со своими правами. Если, например, он не видит какую-либо сделку или контрагента, он не увидит их и в отчёте. Вторая настройка позволяет сотруднику редактировать шаблон отчёта.
По ссылке «Добавить» вы можете создать несколько групп доступа к отчёту.

Готово!

Нажмите кнопку «Сохранить», и отчёт будет создан.
Image

В процессе создания отчёта вы можете просматривать результат в окне предварительного просмотра:
Image
Здесь же можно быстро отсортировать данные по любому столбцу. Для этого достаточно просто кликнуть по заголовку нужного столбца.


Не нашли ответа на свой вопрос?
Спросите других пользователей Мегаплана на нашем Телеграм канале.
Напишите письмо в службу технической поддержки на почту support в megaplan.ru с пометкой «Вопрос по функционалу».

Новый дизайн страницы создания и редактирования отчётов

Вернуться к списку вопросов