Мегаплан: управляй легко
←Вернуться на главную страницу
Модуль «Отчёты»
Модуль «Отчёты» позволяет руководителям оперативно получать наглядную информацию о задачах, проектах, контрагентах, сотрудниках, продажах и финансовых операциях. Отчеты представляются в виде таблиц, которые при необходимости могут быть сохранены в модуле «Документы» или скачаны в формате Excel.
Содержание
Список отчетов
Все отчеты в Мегаплане группируются по типу объекта отчета (сотрудники, задачи и т.д.) и отображаются одним списком:
Список можно сортировать по названию, дате создания или автору отчета. В левой части страницы находится фильтр по автору отчета и состоянию (все или только актуальные):
В правой части страницы находятся кнопки, с помощью которых можно создать, редактировать, удалять отчеты, а также менять состояние отчета:
Если убрать отчет из актуальных, то он будет отображаться серым цветом только в списке «Все» (фильтр в левой части страницы). В последствии отчет можно будет снова перевести в актуальные.
Создание нового отчета
Чтобы создать новый отчет, нажмите пиктограмму «Создать отчёт» на главной странице модуля.
Укажите название отчета и при необходимости величину базового периода. Это значение можно будет использовать, чтобы изменить период отображения сразу для всех данных с указанным интервалом разбивки.
Если необходимо, заполните подробное описание отчета:
Укажите объект, для которого будет построен отчет. Это могут быть Задачи, Коммуникации, Контрагенты, Сотрудники, Продажи, Финансовые операции или Проекты. Выбор объекта определяет, какие данные можно будет сформировать в отчёте. В списке все отчёты группируются именно по типу объекта.
Отчет строится в виде таблицы, поэтому необходимо указать, из каких колонок он будет состоять. У каждого объекта есть свой набор возможных колонок. Колонки выбираются из списка:
Добавить еще одну колонку можно по ссылке «Добавить колонку». Удалить колонку можно нажатием пиктограммы минуса справа от ненужной колонки.
При необходимости можно менять название колонок:
Здесь же для некоторых типов данных можно установить разбиение и подитоги (флажки «Разбить» и «Подытожить»):
Разбивкой данных удобно пользоваться, когда необходимо получить распределение какого-либо показателя по дням, неделям и т.д. При этом, выбрав в качестве интервала времени базовый период отчета, вы сможете легко менять этот интервал сразу для всех параметров, изменив только базовый период отчета.
Включение подитогов помогает увидеть результаты нужного показателя для каждой группы и для всего отчета. Если в отчете группировка не установлена, то будет показана вся сумма колонки. Результат действия разбивки и подитога данных может выглядеть, например, так:
В этом примере сумма завершенных сделок разбита по месяцам и выведен подитог суммы для групп и всего отчета (в данном отчете всего одна группа — клиенты).
Группировка — это правила, по которым будут компоноваться данные в таблице. Вы можете указать несколько правил группировки. Выбор, добавление и удаление параметра осуществляется аналогично колонкам:
Данные группируются сначала по первому выбранному параметру, затем по следующему и так далее.
Фильтры позволяют настроить дополнительную фильтрацию данных в отчете. В зависимости от типа фильтра будет предложен список возможных значений. В отчете будут представлены только те данные, которые удовлетворяют указанному фильтру:
Настройка работы нескольких условий доступна в поле «Логика фильтров»:
Условия фильтров можно логически объединять (например, «1 И 2»), выбирать одно из условий («1 ИЛИ 2») и использовать логическое отрицание (например, «1 И НЕ 2» или «1 ИЛИ НЕ 2»). При необходимости, приоритет операций можно выделять скобками «(» и «)».
Например, отчет строится по всем клиентам и поставщикам с более, чем пятью сделками на этой неделе. Тогда фильтры строятся таким образом:
В этом примере были использованы скобки, чтобы первый фильтр (количество завершенных сделок) сработал и для клиентов, и для поставщиков.
Если вы хотите применять фильтры в уже созданном отчете, установите галочку «изменять фильтр в отчёте».
Права доступа определяют круг лиц, которым предоставлено право для просмотра и редактирования отчета:
Укажите сотрудника или отдел, а затем с помощью галочек «Могут создавать отчёты» и «+редактировать отчёт» определите, какими правами будут обладать выбранные сотрудники.
По ссылке «Добавить» вы можете создать несколько групп доступа к отчету.
Нажмите кнопку «Сохранить», и отчет будет создан. Данные в таблице отчета можно быстро отсортировать по любому столбцу. Для этого достаточно просто кликнуть по заголовку нужного столбца:
При создании отчета вы можете просматривать результат в окне предварительного просмотра:
Операции с готовыми отчетами
Помимо стандартных операций (редактирование, экспорт и удаление) при работе с готовыми отчетами доступны также и некоторые специальные возможности, расширяющие функционал модуля.
Быстрое создание отчета на основе существующего
Чтобы быстро создать новый отчет на основе какого-либо существующего, перейдите в режим редактирования исходного отчета и нажмите пиктограмму «Новый отчёт на основе этого»:Мегаплан создаст отчет с такими же, как у исходного, настройками. Отличие будет только в названии отчета (название можно отредактировать прямо здесь):
После того, как на этой странице вы нажмете кнопку «Сохранить», созданный отчет добавится к уже существующим.
Сохранение отчета в модуле «Документы»
Выбрав интересующий вас отчет в списке, кликните по его названию. После этого вы попадете на страницу отчета. В правой части страницы находится кнопка «Сохранить в документах»:После нажатия этой кнопки появится виджет, в котором необходимо указать название документа и папку для сохранения в модуле «Документы»:
После сохранения вы увидите страницу документа.
Сохранять отчет таким способом можно только в том случае, если в конфигурации Мегаплана доступен модуль «Документы» (иначе кнопка «Создать в документах» будет недоступна).
Создание отчета по расписанию
Войдя на страницу отчета, вы можете настроить его автоматическое создание.Настройка автосоздания отчета и отправка его по электронной почте находится в левом столбце (под заголовком «Периодически») по ссылке «Изменить»:
Укажите способ получения отчета. Отчет может присылаться по электронной почте или сохраняться в документах. Вы можете выбрать одновременно оба варианта, добавив строку с помощью пиктограммы плюсика. Если модуль «Документы» отключен в текущей конфигурации Мегаплана, то будет доступна возможность только отправлять создающийся отчет по электронной почте.
Укажите периодичность отправления отчета, а также период, в котором будет действовать данное правило.
Наконец, укажите время, в которое будет создаваться отчет, и нажмите «Сохранить».
Использование формул
Расширить возможности отчетов можно с помощью формул. Чтобы создать колонку с данными, высчитываемыми по формуле, в режиме редактировании отчета добавьте новую колонку с типом «Формула». По нажатию пиктограммы плюсика раскрываются поля ввода формулы:
Здесь укажите называние столбца и введите формулу. Под полем «Формула» находится список доступных переменных (тех из параметров объекта, которые задействованы в построении отчета).
Пример создания отчёта
Посмотрим, как создаются отчеты на примере. Допустим, руководитель хочет увидеть все сделки отдела продаж с декабря 2010 года по январь 2011 года по каждому менеджеру.
Для удобства отображения данных сформируем отчет так, чтобы в колонках было название (номер и дата) сделки, контрагент, цена и способ оплаты. В этом случае создание отчета будет выглядеть так:
Как видим, всё, что потребовалось — это:
- выбрать в качестве объекта продажи;
- в колонках отчета указать контрагента, цену и форму оплаты;
- задать группировку по менеджеру;
- добавить фильтр по дате создания и в качестве произвольного периода указать необходимый диапазон (с 1 декабря 2010 года по 31 января 2011 года).
По мере редактирования настроек отчета можно видеть, каким будет отчет в поле предварительного просмотра (в нижней части страницы).
После присвоения отчету названия и описания можно нажимать кнопку «Сохранить». Появится отчет такого вида:
Готовый отчет можно отредактировать, удалить, импортировать в Excel или настроить его периодическое создание. Также можно создать новый отчет на основе этого.
←Вернуться на главную страницу